Il n'y a pas d'âge pour commencer à organiser son information

Symantec a récemment publié les résultats de son enquête annuelle Information Management Health Check Survey pour 2010. Cette enquête a été menée en contactant les départements juridiques et des technologies de l’information de 1680 entreprises dans 26 pays. L’objectif général de l’enquête est d’identifier les meilleurs (et les pires) pratiques dans le domaine de la gestion documentaire. Cent compagnies canadiennes ont participé à l’exercice.

Malheureusement, les résultats démontrent que les compagnies canadiennes tirent de l’arrière et que leurs mesures sont lacunaires. Au niveau mondial, 87% des entreprises sont sensibilisées au fait qu’une politique de conservation documentaire les aidera à détruire l’information qui n’est pas ou plus nécessaire, mais seulement 46% possèdent une telle politique. Les coûts et l’absence d’un responsable désigné sont citées tant par les départements TI que juridiques comme raisons pour laquelle aucun plan n’est en place. Une raison supplémentaire avancée par les TI est l’absence d’un besoin à cet effet, alors que le département juridique cite le manque d’expertise. La différence de culture ne saurait être plus flagrante. En fait, elle démontre ce que nous savons déjà tous: les entreprises gagneraient à favoriser la discussion entre le département des TI et le contentieux.

Cet écart est encore plus grand – l’un des plus grands des pays sondés – au Canada. Bien qu’un pourcentage similaire (80%) des entreprises reconnaissance l’utilité d’une politique de conservation documentaire, seules 15% ont une telle politique en place (oui, en grand ET en italiques !). La première donnée est, d’une certaine manière, rassurante. L’écart entre ceux qui sont passés à l’action et ceux qui ne l’ont pas encore fait ne signifie qu’une chose : il est temps pour ces derniers de passer à l’action.

Les autres conclusions de l’étude (PDF), relatives à la sur-conservation documentaire et à de mauvaises pratiques en matière de préservation de la preuve en vue d’un litige, de copies de sauvegarde, de récupération après sinistre et d’archives mènent toutes à un même ensemble de conséquences :

“First, high storage costs. Studies show that storage costs continue to skyrocket as over retention has created an environment where it is now 1,500 times more expensive to review data than it is to store it. And it is not just the raw cost of tape stock and hard disks, but the higher costs of managing such massive stores.

Second, backup windows are bursting at the seams. It is becoming increasingly common to hear of weekend backups taking more than a single weekend. Recovery times are even worse. The time it takes to restore such massive backups will bring any disaster recovery program to its knees.

Finally, with the massive amounts of information stored on difficult-to-access backup tapes, eDiscovery has become a lengthy, inefficient and costly exercise.”

Ces conséquences sont aussi importantes que les avantages à court et moyen termes de leur remède.

Il serait dommage de rater cette occasion pour rappeler la devise de Ledjit d’Un pont entre le droit et les technologies !