Un confrère m’a aimablement signalé votre conférence sur la Gestion de l’information et les obligations et responsabilités de l’avocat en entreprise. Je suis heureuse de constater qu’enfin les avocats en entreprise commencent à s’intéresser aux enjeux entourant la technologie et la gestion des ressources informationnelles dans leur environnement de travail.

J’ai apprécié la vision d’ensemble des diverses problématiques et des pistes de solutions abordées. Vous insistez sur la pertinence d’aborder ces travaux avec une équipe multidisciplinaire et j’en suis. J’aurais toutefois aimé voir signaler davantage la nécessité de travailler en étroite collaboration avec les experts de la gestion de l’information (gestionnaire de l’information, gestionnaire des documents et archivistes) et de militer même pour la création de tels postes en entreprise. Croyez-moi, il nes’aigit ici de se substituer aux avocats mais bien d’en être partenaires.

L’élaboration de politiques de gestion de l’information, plans de classification et de calendriers de conservation corporatifs constituent leur spécialité. Même si l’apparition de nouveaux types de formats de documents et de supports d’information posent de nombreux défis en matière de conservation, de traitement, d’accessibilité, de pérennité et de sécurité, les principes de base de cette discipline et la valeur de l’information demeurent les mêmes. Les procédures outils que ces spécialistes ont développé pour l’inventaire et l’analyse de types de documents. De plus ils ont une connaissance des logiciels de gestion documentaire et de GED essentiels à l’application des politiques préconisées.

Je partage aussi le constat de M. Bonneau, ces spécialistes éprouvent de la difficulté à occuper l’espace qu’il leur revient dans différents milieux de travail. Cependant je suis heureuse de vous signaler que votre ordre professionnel compte parmi ces organismes privés qui reconnaissent l’importance de la gestion l’information.

D’autre part, je me permets de vous signaler que le projet de Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats a été adopté par le Conseil général le 4 février dernier. Ce règlement remplacera celui sur l’inspection professionnelle . Il impose des obligations additionnelles aux avocats en matière de traitement, de classement et de conservation de dossier, notamment les Sections II et III du règlement, qui méritent d’être précisés aux avocats qui assistent à vos conférences.

Encore une fois merci de votre contribution et j’espère aussi avoir le plaisir de vous rencontrer lors d’une conférence, d’un congrès ou d’un colloque quelconque sur la gestion de l’information électronique ou autre.

Thérèse Perreault, Directrice de la gestion de l’information
Barreau du Québec

Est-ce une simple question de hiérarchie qui se résorberait en offrant une importance plus grande aux postes liés à la gestion de l’information. Peut-être? Nous voyons actuellement apparaître des CIO qui ne sont plus des CTO déguisés en officiers intéressés par l’information… Verrons-nous bientôt des archivistes à la table des décideurs: je ne peux que l’espérer!

Au plaisir de vous croiser à la conférence annuelle de l’Association des Archivistes du Québec!

Avec mes meilleures salutations

Germain Bonneau, archiviste
Fonds de solidarité FTQ