Dominic Jaar vient d’offrir une conférence de près de deux heures au Comité du Barreau de Montréal des avocats œuvrant en entreprise à propos de la gestion de l’information . Plus de 120 personnes étaient présentes et leur intérêt a été maintenu du début à la fin! Bon, il y a toujours ces avocats qui courent après les heures de formation gratuite ou pas chères qui s’enfuient dès qu’ils entendent le mot de la fin mais, heureusement, c’est là l’exception (En passant, LegalIT est vraiment pas chère! 
)! Dans le cadre du coktails qui a suivi la conférence, nous avons eu le plaisir de discuter avec plusieurs participants qui se penchent actuellement sur le cadre de gestion de l’information de leur entreprise. Merci pour vos commentaires et suggestions, et au plaisir!
Tel qu’entendu, voici la présentation en question:
Publié par Dominic Jaar
Tags : avocat, Barreau de Montréal, Barreau du Québec, chiffrement, Conférence, confidentialité, Conseiller juridique en entreprise, documents électroniques, e-discovery, GED, Gestion de l'information, Logiciel, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, politique de conservation, préservation, Preuve électronique, protection des informations personnelles, renseignement personnel, secret professionnel, Sécurité, SGED
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Merci beaucoup, Dominic, pour votre excellente présentation d’hier, claire, dynamique et, disons-le, passionnante.
Je regrette un peu que vous n’ayiez pas souligné le rôle et l’apport des professionnels de la gestion de l’information, records managers et archivistes, dans la mise en place et le maintien d’une saine gestion de l’information. À mon humble avis, ces professionnels peuvent devenir, s’ils ne le sont pas déjà, les pivots ou plutôt le trait-d’union entre les technologies de l’information, le cadre juridique et les besoins de l’ensemble d’une organisation.
Nous aurons, je l’espère, l’occasion d’en reparler…
Avec mes meilleures salutations
Germain Bonneau, archiviste
Fonds de solidarité FTQ
Merci pour les bons mots! Je partage entièrement votre avis. Par ailleurs, mon triste constat est le suivant: les archivistes et gestionnaires de dossiers se sont tus trop longtemps et n’ont pas suffisamment sensibilisé leurs employeurs et leurs employés à l’importance d’une saine gestion de l’information. À preuve, les avocats sont maintenant ceux qui s’intéressent à celle-ci… Mon expérience est à l’effet que, pour que les avocats se mêlent de technologies, il y a déjà et depuis longtemps des risques importants pour l’entreprise en terme de GRC (gouvernance, risque et conformité).
Est-ce une simple question de hiérarchie qui se résorberait en offrant une importance plus grande aux postes liés à la gestion de l’information. Peut-être? Nous voyons actuellement apparaître des CIO qui ne sont plus des CTO déguisés en officiers intéressés par l’information… Verrons-nous bientôt des archivistes à la table des décideurs: je ne peux que l’espérer!
Au plaisir de vous croiser à la conférence annuelle de l’Association des Archivistes du Québec!
Bonjour Me Jaar,
Un confrère m’a aimablement signalé votre conférence sur la Gestion de l’information et les obligations et responsabilités de l’avocat en entreprise. Je suis heureuse de constater qu’enfin les avocats en entreprise commencent à s’intéresser aux enjeux entourant la technologie et la gestion des ressources informationnelles dans leur environnement de travail.
J’ai apprécié la vision d’ensemble des diverses problématiques et des pistes de solutions abordées. Vous insistez sur la pertinence d’aborder ces travaux avec une équipe multidisciplinaire et j’en suis. J’aurais toutefois aimé voir signaler davantage la nécessité de travailler en étroite collaboration avec les experts de la gestion de l’information (gestionnaire de l’information, gestionnaire des documents et archivistes) et de militer même pour la création de tels postes en entreprise. Croyez-moi, il nes’aigit ici de se substituer aux avocats mais bien d’en être partenaires.
L’élaboration de politiques de gestion de l’information, plans de classification et de calendriers de conservation corporatifs constituent leur spécialité. Même si l’apparition de nouveaux types de formats de documents et de supports d’information posent de nombreux défis en matière de conservation, de traitement, d’accessibilité, de pérennité et de sécurité, les principes de base de cette discipline et la valeur de l’information demeurent les mêmes. Les procédures outils que ces spécialistes ont développé pour l’inventaire et l’analyse de types de documents. De plus ils ont une connaissance des logiciels de gestion documentaire et de GED essentiels à l’application des politiques préconisées.
Je partage aussi le constat de M. Bonneau, ces spécialistes éprouvent de la difficulté à occuper l’espace qu’il leur revient dans différents milieux de travail. Cependant je suis heureuse de vous signaler que votre ordre professionnel compte parmi ces organismes privés qui reconnaissent l’importance de la gestion l’information.
D’autre part, je me permets de vous signaler que le projet de Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats a été adopté par le Conseil général le 4 février dernier. Ce règlement remplacera celui sur l’inspection professionnelle . Il impose des obligations additionnelles aux avocats en matière de traitement, de classement et de conservation de dossier, notamment les Sections II et III du règlement, qui méritent d’être précisés aux avocats qui assistent à vos conférences.
Encore une fois merci de votre contribution et j’espère aussi avoir le plaisir de vous rencontrer lors d’une conférence, d’un congrès ou d’un colloque quelconque sur la gestion de l’information électronique ou autre.
Thérèse Perreault, Directrice de la gestion de l’information
Barreau du Québec
Comme vous le mentionnez, je suis heureux d’apprendre que mon ordre professionnel mise sur une saine gestion de l’information. Il ne lui reste plus qu’à en communiquer l’importance à ses membres!
Au plaisir!
Dj)