Il n'y a pas d'âge pour commencer à organiser son information

Symantec a récemment publié les résultats de son enquête annuelle Information Management Health Check Survey pour 2010. Cette enquête a été menée en contactant les départements juridiques et des technologies de l’information de 1680 entreprises dans 26 pays. L’objectif général de l’enquête est d’identifier les meilleurs (et les pires) pratiques dans le domaine de la gestion documentaire. Cent compagnies canadiennes ont participé à l’exercice.

Malheureusement, les résultats démontrent que les compagnies canadiennes tirent de l’arrière et que leurs mesures sont lacunaires. Au niveau mondial, 87% des entreprises sont sensibilisées au fait qu’une politique de conservation documentaire les aidera à détruire l’information qui n’est pas ou plus nécessaire, mais seulement 46% possèdent une telle politique. Les coûts et l’absence d’un responsable désigné sont citées tant par les départements TI que juridiques comme raisons pour laquelle aucun plan n’est en place. Une raison supplémentaire avancée par les TI est l’absence d’un besoin à cet effet, alors que le département juridique cite le manque d’expertise. La différence de culture ne saurait être plus flagrante. En fait, elle démontre ce que nous savons déjà tous: les entreprises gagneraient à favoriser la discussion entre le département des TI et le contentieux.

Cet écart est encore plus grand – l’un des plus grands des pays sondés – au Canada. Bien qu’un pourcentage similaire (80%) des entreprises reconnaissance l’utilité d’une politique de conservation documentaire, seules 15% ont une telle politique en place (oui, en grand ET en italiques !). La première donnée est, d’une certaine manière, rassurante. L’écart entre ceux qui sont passés à l’action et ceux qui ne l’ont pas encore fait ne signifie qu’une chose : il est temps pour ces derniers de passer à l’action.

Les autres conclusions de l’étude (PDF), relatives à la sur-conservation documentaire et à de mauvaises pratiques en matière de préservation de la preuve en vue d’un litige, de copies de sauvegarde, de récupération après sinistre et d’archives mènent toutes à un même ensemble de conséquences :

“First, high storage costs. Studies show that storage costs continue to skyrocket as over retention has created an environment where it is now 1,500 times more expensive to review data than it is to store it. And it is not just the raw cost of tape stock and hard disks, but the higher costs of managing such massive stores.

Second, backup windows are bursting at the seams. It is becoming increasingly common to hear of weekend backups taking more than a single weekend. Recovery times are even worse. The time it takes to restore such massive backups will bring any disaster recovery program to its knees.

Finally, with the massive amounts of information stored on difficult-to-access backup tapes, eDiscovery has become a lengthy, inefficient and costly exercise.”

Ces conséquences sont aussi importantes que les avantages à court et moyen termes de leur remède.

Il serait dommage de rater cette occasion pour rappeler la devise de Ledjit d’Un pont entre le droit et les technologies !

Dominic a rédigé la section canadienne du chapitre intitulé « Practical management of electronic evidence ». Les différentes étapes de l’administration de la preuve électronique sont expliquées en tenant compte du bijuridisme canadien : préservation de la preuve, mise en demeure de préserver, collecte, examen… À toute étape, les aspects technologiques de l’administration de la preuve électronique sont expliqués : métadonnées, indexation, reconnaissance optique, déduplication, dé-NIST-age…

La référence à l’ouvrage est : Stephen MASON (dir.), Electronic Evidence, 2e éd., Lexis Nexis, Markham (Ont.), 2010; ISBN: 978-1405749121; Lexis Nexis; WorldCat.

Le premier texte est intitulé “L’administration de la preuve électronique au Québec ?” et a été présenté dans le cadre du colloque “Développements récents et tendances en procédure civile”. Cet article offre un survol de la question de la preuve électronique au Québec, et développe plus avant sur une question primordiale en ces matières : l’obligation de préservation de la preuve au Québec, sorte de clé de voûte invisible dans l’administration de la preuve. Le point d’interrogation à la fin du titre souligne certes l’incertitude sur le sujet, mais, plus encore, le retard et la non-préparation du Québec dans le développement du cadre juridique applicable.

Le second texte, “DéonTIIogie : les obligations de l’avocat face aux technologies de l’information“, comme son titre l’indique, fait l’étude de questions choisiessur la déontologie et de l’utilisation croissante des technologies de l’information par les avocats dans le cadre de leur pratique. Une approche de gestion de risque est proposée pour identifier les zones à risque où l’avocat doit prendre des mesures pour respecter ses obligations déontologiques, tout en profitant au maximum des outils technologiques à sa portée. Les questions relatives au secret professionnel et au devoir de compétence occupent une place centrale dans l’article. Celui-ci a été présenté lors du colloque “Développements récents en déontologie, droit professionnel et disciplinaire”.

Le très nouveau Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats entrera en vigueur le 8 juillet prochain. Il remplacera notamment le Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats, dont il reprend ou adapte certaines dispositions. Ainsi, l’article 11 de ce dernier règlement:

«11. Le domicile professionnel de l’avocat comporte une adresse civique et doit être facilement repérable, au moyen d’une enseigne ou autrement, être muni d’un télécopieur et être accessible par téléphone dont le numéro est indiqué à son nom, à celui de son employeur ou à celui de la raison sociale de son étude, dans l’annuaire téléphonique accessible à ses clients.»

devient

«3. Le domicile professionnel de l’avocat comporte une adresse civique et doit être facilement repérable, au moyen d’une enseigne ou autrement. Il doit être muni d’un téléphone dont le numéro est indiqué à son nom, à celui de son employeur ou à celui de la raison sociale de son cabinet, dans l’annuaire téléphonique de sa région, et accessible par télécopieur.

L’avocat doit avoir accès à un ordinateur à son domicile professionnel et posséder une adresse de courrier électronique professionnelle établie à son nom.» [à noter que ce dernier alinéa entrera en vigueur 2 ans après le Règlement]

Si, maintenant, nous allons faire un tour du côté de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, qui nous apprend, à la base, qu’un document est valable qu’importe son support – papier ou électronique, nous retrouvons une disposition interprétative tout à fait à propos (mais dont l’absence n’aurait pas changé quoi que ce soit non plus) :

«71. La notion de document prévue par la présente loi s’applique à l’ensemble des documents visés dans les textes législatifs, que ceux-ci y réfèrent par l’emploi du terme document ou d’autres termes, notamment acte, annales, annexe, annuaire, arrêté en conseil, billet, bottin, brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue, certificat, charte, chèque, constat d’infraction, décret, dépliant, dessin, diagramme, écrit, électrocardiogramme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, facture, fiche, film, formulaire, graphique, guide, illustration, imprimé, journal, livre, livret, logiciel, manuscrit, maquette, microfiche, microfilm, note, notice, pamphlet, parchemin, pièce, photographie, procès-verbal, programme, prospectus, rapport, rapport d’infraction, recueil et titre d’emprunt.»

Cette disposition souligne l’aspect parapluie de la LCCJTI : elle est fondamentale en ce qu’elle s’applique à toutes les autres lois – et à tous les règlements. Dont le Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.

Un avocat pourrait-il satisfaire à son obligation déontologique en étant référencé sur Internet ? Tout porte à croire que c’est le cas. Cette obligation origine d’une époque où la meilleure façon de référencer les avocats et de faire connaître leur existence au public était de s’assurer que leurs coordonnées figurent dans un annuaire téléphonique.  Il aurait été particulièrement onéreux pour le Barreau du Québec de se charger lui-même de faire parvenir un exemplaire d’un annuaire de ses membres, dans tous les foyers québécois, à chaque année. Or, c’est maintenant le cas avec le Bottin des avocats du Barreau du Québec – et c’est très efficace. En plus d’être à jour presque en temps réel.

Le Règlement établit un strict minimum en matière de pratique de la profession. Pour aller plus loin encore, l’avocat peut facilement s’inscrire à de nombreux autres répertoires et annuaires en ligne, sectoriels ou régionaux, voire même avoir un site Web à son nom où il peut offrir une foule d’information à de potentiels clients. Ceux-ci n’auront jamais eu autant la possibilité de bien choisir et de connaître leur avocat avant de le contacter par téléphone !

Ou par courriel (dans deux ans).

Reçu: de l’assistante d’une avocate qui convoquait une rencontre de comité public:

Les informations contenues aux présentes sont de nature privilégiée et confidentielle.  Elles ne peuvent être utilisées que par la personne à qui elles sont destinées.  Si la personne qui reçoit la présente n’est pas le destinataire désigné, elle est priée de noter qu’il est strictement défendu de divulguer, de distribuer ou de copier ce message.  Si ce message ne vous est pas destiné, veuillez nous en aviser immédiatement par téléphone ou par courriel et nous retourner l’original par la poste.
Merci de votre collaboration. [nos soulignements]

Il est particulièrement intéressant de voir à quel point le courriel a mis au monde un marché pour l’inspection professionnelle dans le domaine de l’exercice illégal de la profession d’avocat, avec preuve irréfutable à l’appui!

Par contre, et c’est là où j’ai dû changer mon pantalon, j’adore l’idée de retourner l’”original” d’un courriel par la poste… sans même en demander la destruction!

Sous la présidence de Benoît Moore

Article 2837 C.c.Q. – Écrit technologique

Patrick GINGRAS (Avocat – Ministère de la Justice – Québec)

Selon 2837, l’écrit est un moyen de preuve qu’importe la nature du support, à moins que la loi n’impose un support spécifique. (Voir Lefebvre c. Giraldeau et Vandal c. Salvas)

Un document est constitué d’information portée par un support (3 LCCJTI). C’est l’ensemble qui permet de le qualifier d’élément de preuve. La décision Solmax-Texel vient dire que le support peut être en lui-même un élément matériel (peut-être erroné). Le document est dit technologique lorsque son support fait appel à ces technologies.

Équivalence fonctionnelle : permet le libre choix du support pour autant que l’information soit la même, que l’intégrité soit assurée et que les règles de droit les régissant soient les mêmes. (Voir Mont-Royal (Ville) c. Saleh, 2009 QCTAQ 2914 (CanLII)

L’intégrité se définit à l’article 2839 : possibilité de vérifier que l’information n’est pas altérée, maintien de l’intégrité et stabilité et pérennité du support. L’intégrité garantit la valeur juridique du document (5 LCCJTI).

7 LCCJTI et 2840 CcQ ne sont qu’une dispense d’intégrité pour le support seulement. L’article 33 LCCJTI quant à lui crée vraiment une présomption d’intégrité pour certains documents.

Décision Bolduc c. Ville de Montréal (2010, QCCS) :

Critiquable : le juge se réfère au dictionnaire plutôt qu’à la loi. Ce qui est d’intérêt est que le juge, sans citer 2827, réfère aux fonctions de la signature lorsqu’il analyse la signature de l’agent de police. Celle-ci est individualisée. Malgré son défaut, il s’agit d’une décision intéressante pour débuter le développement de la notion de signature électronique.

À voir : Vincent GAUTRAIS et Patrick GINGRAS, « La preuve d’un document technologique », mai 2010, Cahiers de propriété intellectuelle.

Article 2860 C.c.Q. – Original technologique

Claude MARSEILLE (Avocat associé – Blakes)

La règle de la meilleure preuve dans un monde virtuel

La règle de la meilleure preuve se conçoit aisément dans le monde papier. Quoique… Sa portée véritable est l’objet de débats. La règle de l’art. 2860 CcQ n’est en fait que la règle de la nécessité de l’original de l’écrit (elle n’a pas application pour les éléments matériels de preuve). Ainsi, la partie qui invoque un écrit doit produire soit l’original ou une copie qui « légalement en tient lieu ». Il s’agit d’une source primaire – on exclut toute preuve secondaire (témoignagne, copie (autre qu’une copie qui légalement en tient lieu)).

Impossibilité de produire l’original ou copie QLETL : perte ou destruction, en possession d’un tiers ou de la partie adverse, impossible par sa nature même (inscription sur un mur) ; malgré la bonne foi et la diligence : preuve par tous moyens.

Fondements : l’original doit pouvoir être soumis à l’inspection de la partie adverse ou du tribunal ; établir avec la plus grande précision son contenu ; méfiance envers le témoignage et la copie. Le document original constitue la preuve primaire, à l’opposé de la copie ou du projet de document. L’original est la copie papier signée et envoyée au destinataire.

Pour avoir une copie qui puisse légalement tenir lieu de l’original, il doit y avoir une disposition statutaire habilitante. Cette copie peut suppléer au titre original sans devoir justifier de l’absence de celui-ci. Exemples : copie certifiée d’une loi, copie d’un acte authentique ou semi-authentique ET copie résultant d’un transfert (2841 et 2842).

Ces derniers articles modernisent le régime alors applicable aux documents microfilmés, qui imposait aussi une documentation du transfert. Celle-ci doit être jointe aux documents transférés. L’original peut ne pas être détruit – la copie résultant du transfert pouvant valoir à l’original.

Quelle est donc la preuve primaire d’un document technologique ? Original du document technologique. Probablement le fichier Excel, bien plus que sa version imprimée vidée des formules et de métadonnées pertinentes.

En conclusion, dans la « vraie vie », la LCCJTI est loin de la pratique. En effet, l’article 2860 n’est pas d’ordre public ; aveu ou renonciation expresse ou tacite ; règle de la proportionnalité du Cpc.

C.p.c. – Preuve électronique + procédure

Dominic JAAR (Avocat – Ledjit Inc.)

Du fait de l’étroit lien entre le conférencier et ce présent blogue (de même qu’avec l’auteur de ces lignes…), nous renvoyons directement à la substantielle présentation PPT, disponible sous peu sur ce site.

Sous la présidence de Pierre Trudel

Article 1457 C.c.Q. – Responsabilité et diffamation

Patrice DESLAURIERS (Professeur – UDM)

La diffamation

Trame de fond : « La fraude et la transmission d’information fausse ou trompeuse au moyen d’internet : du vieux vin dans de nouvelles outres » (Stéphane Rousseau)

Opposition de 2 droits fondamentaux : la réputation et la liberté d’expression. Internet multiplie les occasions de diffamer et la rapidité de la diffusion est marquante. La diffamation s’est démocratisée : plus de personnes peuvent diffamer et plus de personnes peuvent en être victimes (RateMyProfessor, RateMyDoctor, blogues, groupes Facebook médisants, etc..)

Diverses situations pouvant constituer de la diffamation :

1^e cas : dire des choses fausses alors qu’on les sait fausses;

2^e cas : dire des choses fausses sans faire de vérifications

3^e cas : propos véridiques mais défavorables, émis alors qu’il n’y avait pas intérêt à les révéler (Prud’homme c. Prud’homme, [2002] 4 R.C.S. 663) Pas besoin d’une preuve par sondage : on applique un critère objectif (personne raisonnable) dans la détermination du caractère diffamatoire du message.

Qui peut être tenu responsable ?

-L’auteur : A. c. B., 2009 QCCQ 14676 : une enquête a permis de faire le lien entre l’IP et l’ex qui avait créé une fiche factice et diffamatoire à l’encontre de son ancienne collègue.

- Fondation du cancer c. Patenaude, 2006 QCCA 1554: En raison de sa profession, le journaliste est un professionnel et à cet égard sera jugé plus sévérement. Quid pour le simple citoyen qui rapporte une nouvelle ou qui commente sur l’une ? On juge le médecin généraliste comme un spécialiste lorsqu’il agit comme tel… Nous n’en sommes pas là avec les blogueurs (votre humble serviteur en est ravi).

- Parents, selon 1459. Exonération possible avec preuve de bonne éducation et bonne surveillance. Les critères du droit commun trouvent application sans trop de difficultés.

- L’employeur ? Trois critères de 1463 ; le second : l’employé a-t-il agi dans l’exercice de ses fonction ? Il n’agit pas au bénéfice de son patron… Axa Assurances inc. c. Groupe de sécurité Garda inc., 2008 QCCA 6087, ¶59 et 111 : application (ou presque) d’une règle de common law selon laquelle une entreprise qui crée ou accroit un risque par ses activités assume les coûts généralement prévisibles de cette activité. Mais c’est Havre des Femmes inc. c. Dubé, [1998] R.J.Q. 346 (QCCQ) qui s’applique, le critère n’est pas le risque mais bien le bénéfice de l’employeur.

Critères d’évaluation des dommages :

Il y en a plusieurs, mais notons principalement, car ils sont plus précisément affectés sur Internet, l’ampleur de la diffusion. Diffamation d’un tiers dans un courriel envoyé à une seule personne : 200$. C’est peu, mais ça peut aussi monter vite ! Identité et crédibilité des défendeurs : se faire diffamer sur un blogue est différent de se faire diffamer dans la presse écrite. Quant à la crédibilité des internautes, disons qu’il y a une grande variabilité…

Injonction :

Rawdon c. Leblanc, ¶44: injonction interlocutoire. Utilisation abusive par des individus anonymes ; Béton St-Hubert c. Kijiji, 2009 QCCS 5676 : refus de l’injonction interlocutoire car les informations ne sont pas nécessairement diffamatoires ; ne cite pas Rawdon.

Article 22 LCJTI – Responsabilité et intermédiaires

Vicken PATANIAN (Avocat – Liban)

L’article 22 LCCJTI  (activités et responsabilités des intermédiaires de service) s’inscrit dans la continuité du DMCA et de la Directive européenne ; déresponsabilisation des intermédiaires. En effet, à l’époque de ces outils, le Web était statique. Les services visés par l’art. 22 sont ceux de conservation et de référence : les rôles sont clairs. Or, depuis, le Web a grandement évolué, les rôles se sont diversifiés et surtout, les frontières entre ceux-ci sont devenues flous.

Comment qualifier la faute (1457 à 1469) de l’intermédiaire ? Il ne s’agit pas de la faute d’autrui, cela ne peut relever que de la responsabilité personnelle. La réception d’un document diffamatoire, parmi des milliers d’autres et dans le cadre des activités courantes de l’entreprise, est-elle fautive ? Le régime québécois suit alors la voie des régimes états-uniens et européen, basés sur la détermination de la faute et non sur le dommage.

Imputation de la connaissance du caractère fautif : comment, selon qui et sous quelles modalités ? Agir promptement : quel critère de vitesse ?

Avec le web 2.0, nouvelle dimension. Les prestataires de services voient leurs rôles se diversifier et deviennent partie prenante. Ce ne sont plus de simples  hébergeurs au rôle transparent. En France, la jurisprudence va dans tous les sens. Il y a de nombreux textes (LCEN (2004), loi relative à la liberté de communication). Les prestataires sont à l’occasion hébergeurs neutres ou parties prenantes (voir Ebay).

En bref, les modèles d’affaires dépassent rapidement les règles de droit.

Article 34 LCJTI – Responsabilité et sécurité

Nicolas VERMEYS (Avocat – CRDP – UDM)

L’article 34 LCCJTI ne crée pas d’obligation de sécurité. C’est l’article 25 qui le fait (voir Chambre de l’assurance de dommages c. Kotliaroff), de même que l’article 26 (« triade CIA » : confidentialité, intégrité, accessibilité). L’article 34 ne vise que la préservation de la confidentialité lors de la transmission. L’article 25 imposerait, selon toute logique, implicitement l’obligation de confidentialité tout au long du cycle de vie.

Qu’est ce qu’un renseignement confidentiel ? Il ne s’agit pas que de renseignements personnels (voir art. 20 (2)). La notion de RC est plus englobante. Elle est difficile à cerner, mais « I know it when I see it ».

Voir :

Sophier Rompré, La surveillance de l’utilisation d’internet au travail, 2009, p. 31, citant les critères dans Pharand Ski c. Alberta, 1991 CarswellAlta 85 (ABQB)

Loi sur les télécommunications art. 39

Les RC visés par 34 LCCJTI sont ceux qui sont déclarés tels quel par la loi. Environ 80 lois québécoises mentionnent la confidentialité, mais peu à des fins de qualification des renseignements.

Quatre catégories générales de RC :

- Par nature (identifiés par la loi, ex. les renseignements relatifs aux électeurs, procédés industriels)

- Selon l’interlocuteur (renseignements fournis à l’avocat)

- Selon le contexte de la communication (ex. par obligation législative (fisc))

- Selon le contexte de leur conservation (ex. dossier médical)

–> Généralement, RC = RP + secrets & procédés industriels

Quel est donc l’impact des TI sur l’article 34 ? Pas vraiment, finalement… Ce qui est nouveau, en fait, c’est le 2^e alinéa : l’obligation de documentation à des fins probatoires.

Voici la documentation préparée par le CCT qui touche à cette initiative:

• Comité canadien de la référence – La préparation, la référence et la distribution des décisions canadiennes (PDF)
• Règle de pratique: Usage de la Référence neutre pour la jurisprudence (PDF)

Dominic Jaar publie un nouvel article sur Droit-Inc.com.

Extrait:

Cette question, surprenante par la réponse qu’elle évoque, est pourtant légitime lorsqu’on s’arrête à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (« LCCJTI »). Ses articles 17 et suivants traitent de « transfert technologique » qui jusqu’ici a été compris à sens unique. On associe normalement à cette expression la numérisation de documents papier, de microfiches ou d’acétates : une interprétation tout à fait juste qui, par ailleurs, omet le transfert de documents technologiques vers le papier, c.-à-d. le fait d’imprimer…

Lire l’article.